Sou empresário pois procuro ter liberdade de tempo, porém sou refém dele, e agora?

Você é empresário porque sempre sonhou ter liberdade de tempo? E agora o que se vê é que você está sendo escravo dele? Estamos vendo isso todos os dias, nas mentorias que fazemos, o que mais escutamos é empreendedor reclamando da falta de tempo, como mudar esse cenário?

Sou empresário pois procuro ter liberdade de tempo, porém sou refém dele, e agora?

Você é empresário porque sempre sonhou ter liberdade de tempo? E agora o que se vê é que você está sendo escravo dele?

Estamos vendo isso todos os dias, nas mentorias que fazemos, o que mais escutamos é empreendedor reclamando da falta de tempo, como mudar esse cenário?

Este ano um de nossos colaboradores o Felipe de Marque, fez um curso que ajudou muito a se organizar, ele consiste na metodologia GTD (Getting Things Done), já ouviu algo sobre ele?

Foi criada em 2001 por David Allen no livro "Getting Things Done: The Art Of Stress-Free Productivity", em português se chama "A Arte de fazer Acontecer - Estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse" e consiste em organizar seus afazeres permitindo que você controle o seu dia a dia de forma mais consciente. Ele lhe ajuda a ter clareza e espaço para tomar consciência de certas decisões, tudo por meio de um armazenamento de informações necessários no momento em que você precisar, fazendo a tecnologia trabalhar a seu favor, dando uma atenção a questões e áreas fundamentais da vida, levando assim um equilíbrio psicológico e bem-estar. Um dos objetivos é permitir que o inconsciente fique livre parar criar novas ideias e oportunidades.

 

Como o GTD funciona?

Você cria um modelo mental para aplicar o método e depois passamos a aplicar os cinco métodos, que são:

  1. Coletar;
  2. Esclarecer;
  3. Organizar
  4. Revisar
  5. Fazer

 

Conheça mais na sequencia.

 

Alguns pilares do Modelo Mental

 

  1. Não guarde informações no cérebro

Pense no seu cérebro como um poderoso HD que salva constantemente informações 24h por dia no consciente no subconsciente, se ficarmos guardando conosco a tendência é esquecer de tudo em questão de tempo, o intuito é armazenar em um "HD EXTERNO", assim você libera o espaço do seu cérebro para novas ideias e projetos.

 

  1. Adaptar a mente como a água

Nossa mente está sempre se adaptando, assim como a água. Ao colocar água em um jarro, ela toma a forma do jarro; ao derramá-la em uma garrafa, ela adquire a forma da garrafa.

O ideal é que nossa mente desenvolva a mesma capacidade, pois diariamente passamos por desafios dos quais nunca enfrentamos e, precisamos estar focados para conseguir nos adaptar a eles. 

Se trabalharmos ao mesmo tempo em que estamos preocupados com um problema familiar, por exemplo, será muito complexo agir como água.

 

  1. Acordos internos

Este ponto reunimos os outros acima, ela defende que a melhor forma de estarmos engajados com as tarefas é retirá-las da cabeça. 

Quando fazemos isso, ganhamos mais consciência sobre o que ainda devemos fazer e por que algo está sendo realizado.

 

  1. Perspectiva ampla x Detalhes práticos

Aqui pregamos o equilíbrio entre as metas mais importantes como:

  • Missão de vida;
  • Propósito;
  • Objetivos.

E a execução prática no dia a dia, quanto maior for a nossa organização nas tarefas, maior será nossa capacidade de enxergar a vida por uma visão ampla.

 

Etapas do GTD

 

1º Passo: Coletar

Pense em você como um jardineiro e que cada departamento que você toma conta é uma arvore, então se você tem uma empresa ela é uma arvore, se você toma conta de uma família, ela é outra arvore, se você tem um veículo ela é uma outra árvore que merece atenção, pense bem nisso, divida muito bem suas atenções, cada situação que depende da qual você administra é uma arvore. 

Só que algumas, você não vai cuidar sozinho, se você possuir um sócio na empresa, ele logo terá ajuda para regar essa árvore, na família, se tem marido ou esposa, também a mesma coisa e assim sucessivamente.

Aquela que somente você toma conta, essa você cuida sozinho, e pode ter certeza, você vai ter uma que cuida sozinho, pois você tem a arvore que se chama PESSOAL, nela vai conter os galhos dos estudos, atividades físicas, alimentação, sono, tempo para si, diversão e etc.

 

Cada árvore que você toma conta, tem um departamento, que são os galhos, logo cada galho tem uma tarefa que são as folhas.

 

O que você como um bom jardineiro vai fazer é organizar esse jardim da sua vida e separar o que é cada árvore por nome

 

ARVORE 1 (Nome Empresa)

ARVORE 2 (Nome Família)

ARVORE 3 (Carro)

ARVORE 4 (Casa da praia)

ARVORE 5 (Casa)

ARVORE 6 (Futuro)

 

Limpar o chão, pegar todas as folhas (tarefas) que estão jogadas e organiza-las em cada horário e de qual árvore são.

Ai você vai ter uma noção de qual árvore está tomando mais tempo seu, qual precisa de mais atenção e o que fazer para mudar.

O ideal é alinhar tudo como e-mail, sistemas, vida, aplicativos, celular e deixa-los sempre unificados, sempre com as mesmas informações.

Você precisa tirar tudo que está na sua cabeça e colocar agora no papel o mais rápido possível, então pegue um papel agora e saia colocando tudo que tem na cabeça e vá colocando, se possível pegue diversos A4 e vá colocando nele.

 

Começamos coletando tudo que exige nossa atenção, dividindo esses assuntos em lugares-chave como:

  • Caixa de entrada do e-mail;
  • Caixa de entrada física (para papéis, recados, cartões de visita e etc);
  • Caixa de entrada digital (sistemas, agendas de telefone, whatsapp, facebook).

 

Tudo que demanda atenção deve ser coletado, aqui você libera espaço na mente, trazendo mais clareza e foco no presente.

 

2º Passo: Esclarecer

Aqui vamos esclarecer o que vamos fazer com o 1º passo, nesse momento devemos nos perguntar: "este item demanda alguma ação?".

 

Caso a resposta for negativa, classificar como:

  • Lixeira (deletar)
  • Referência (para ser consultado)

 

Caso seja positiva, classificar como:

  • Projeto (tudo o que requerer mais de uma ação)
  • A fazer (Tudo aquilo que você ainda vai fazer)
  • Aguardando (Quando aguarda ação de alguém)

 

No começo pode fazer isso no papel para não esquecer, mas sempre indico usar aplicativos como EVERNOTE para anotações, ele é um caderno virtual e vai ajuda-lo muito nisso, é GRATUITO.

 

3º Passo: Organizar

Depois de designar o lugar de cada item, agora é a hora de colocar a casa em ordem.

É possível deixar as coisas separadas por tags (etiquetas), que permite encontrar com mais facilidade algum arquivo.

Como indiquei no passo anterior, sempre alinhe tanto o EVERNOTE quanto o E-MAIL sincronizado, pois eles vão facilitar e muito a sua vida, além disso indico você baixar um desses sistemas o WUNDERLIST ou o TODOIST, você organiza as tarefas do seu dia a dia por ali e não se esquece mais.

 

4º Passo: Revisar

Esta etapa é revisar pelo menos uma vez por semana cada lista, muitos gostam de fazer as sexta-feira, deixando tudo preparado para a próxima semana, criando assim um espaço mental para aproveitar melhor o final de semana.

Antes de iniciar a revisão, é importante processar os itens que ainda estão nas caixas de entrada e em seguida checar a agenda de compromissos.

 

5º Passo: Fazer

O último passo é colocar as tarefas em prática, tanto por conta própria, quanto engajar pessoas as quais delegou funções.

 

Estes passos são constantes, o ideal é que você comece a colocar a sua vida em ordem, comece a ler o livro que nós indicamos no começo deste artigo e fazer os cinco passos. 

 

Agora se quiser ser um ninja tem alguns níveis como estes

 

1: Projetos

Esse é o momento de organizar projetos que estejam em andamento ou que possam acontecer. Aqui tudo será feito no prazo de uma semana a um ano.

 

2: Áreas de foco

A partir desse ponto, começa a organizara vida de acordo com as diferentes responsabilidades como: financeiro, saúde, casa, família, trabalho, estudos, espiritualidade, etc.

Aqui temos um mapa mental para visualizar com mais clareza.

 

3: Objetivos até 2 anos

Após organizar a vida profissional e pessoal, nesse nível o praticante do GTD pode verificar tudo que deve ser feito em até 2 anos que auxilie na evolução em diferentes áreas.

 

4: Visão de 3 a 5 anos

Semelhante ao anterior, aqui o foco está mais longe, aqui podemos revisar pelo menos uma vez por ano.

 

5: Propósito de vida

Aqui você está tão consciente de tudo que já até se pergunta "Por que eu existo?" e "Quais projetos e áreas de foco refletem meus valores?". Esse propósito será a base para a tomada de decisões.

Depois de implementar as cinco etapas de organização e os cinco níveis, aqui o praticante do método passa a ter as suas atividades alinhadas com seus valores, missão e visão.

 

Se você aprender a respeitar sua agenda, seus compromissos com você mesmo, colocar um prazo em reuniões, ter um tempo para si, para sua família, para seus estudos, para tudo que reflete a sua empresa, você consegue ter o equilíbrio e ser bem-sucedido.

 

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